会议接待：迎接与会人员、现场运作、安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。第一印象很重要。现场报到是大家露面的时候，前来露面的与会人员、展览者、演讲人和主办者都有他们自己的日程。每个人都是有备而来，每个人都应该得到最热情周到的服务。
欢迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。
现场的后勤工作：
1.报到小组：被选派的现场报到工作的人员应该是经过培训并熟悉后勤和报到工作的方方面面。每位工作人员都应有该建筑内所有与会议有关的场所的方位图。关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指示和行为规范也是不可少的。必须让现场工作人员清楚以下几件事：
· 会议活动的日程表；
· 各种活动次数；
· 工作人员的分配；
·一些必需场所的位置（商务中心、洗衣房、大堂洗手间等）
2．报到人员的分配：
· 分配的报到人员要充足，如有需要，可指定后备人员；
· 选择合适性格的人员作为接待员。外向、愉快和乐于助人是必需的性格；
· 一定要选派一名调停人。擅于做出圆通决定的人最能使生气的一方平静下来并对调停感到满意；
· 对于大型会议的大批工作人员，要提供一个专门的会务人员休息室； · 报到地点一定备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放；
· 发给每个工作人员一张急救电话号码表。应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码；报到处要始终有一位工作人员，负责传信联络。
3．指示牌：与会者在酒店迷了路是最令人沮丧和懊恼的事情。所以必须准备足够的指示牌，把他们摆放在需要的地方，以保证与会者能毫不费力地找到想去的地方。
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一、确定会议主题：
二、会前准备
1.会议内容（主办方、承办方、协办方）
2.会议日程
3.会议地点
4.会议酒店
5.会议手册
三，会前准备：秘书组
1.会议代表出入证，工作牌
2.会议用台卡
3.会议用品清单
4.人员岗位安排，会前培训
5.酒店指示牌
四、接机组准备
1.落实航班情况，做好接机牌
2.整理客人名单，接照先后顺序排好
3.根据航班抵达时间，提前30分钟到达机场
4.从第一班到航班最后一趟，会程无缝对接
5.车队与接机工作人员落实停车地点，将客人引导进入停车场；
6.车队队长做好车辆协调工作，计划好航班流量，以及机场到酒店路程所用时间，不能让客人等太久；
7.做好无缝对接，不漏接不错接；
四、会议报到组
1.落实好当天到达人数和时间；
2.根据会议代表所需房型落实好酒店用房情况；
3.与前台对接，落实当天所用房间数量，如增加人数超量，做好应急酒店准备；
4.做好报到登记，房间登记，礼品发放，名牌，胸牌，餐票发放；
5.落实好餐厅，会议室，用餐，用餐性质：围桌、自助餐，报到时告知用餐和会议楼层；
6.交待客人会议场地情况；
7.与前台对接好入住人数，房型，汇总表；
五、会议期间物资组、秘书组工作安排
1.会议室：场地布置，灯光音响，投影等布置；
2.会场根据需求排好桌子，台卡，主桌，副桌，嘉宾桌；鲜花摆放，会议用本子、笔等所需用品；
3.秘书组：会议流程，根据会议性质检查会议之前的准备工作是否落实到位。
4.秘书组：根据会议性质，做好主持及会议安排工作；
5.大会结束后做好分会场讨论、展会工作；
6.用餐时间、地点、主办方要通知到位（群里通知、报到手册标明、会议期间通知）；
7.每个会场有1-2人做为跟会工作人员，做好协调应急工作；
六、会议报到组：
1.报到时落实好每位客人返程情况；
2.根据返程航班做好送机统计表，同时通知车队；
3.与酒店做好用房，用餐确认工作；
4.如有特别嘉宾，需要特别单独安排专车专人接送；
七、送机组：根据航班情况与客人联系，做好送机工作；
八、财务部：根据酒店消费情况，房间，会议室，餐厅，车队，各供应商，核对帐单，做好结算工作。